Checklist : 12 questions à poser avant de choisir une réceptionniste IA

Avant de comparer quoi que ce soit

Avant de poser une seule question, ayez un chiffre en main : le nombre d’appels que vous avez manqués la semaine dernière. Votre historique d’appels vous le donne en cinq minutes. C’est ce chiffre qui rend les réponses intéressantes — ou non.

Ensuite, posez les questions dans l’ordre. Les trois premières portent sur ce que vos clients entendront. Les suivantes, sur ce qu’elle fait vraiment, puis sur vos données, votre numéro et votre liberté de partir. Les deux dernières, sur la mise en place.

Les douze questions

1. Parle-t-elle vraiment français ?Pas « supporte le français ». Un français qu’un client de Trois-Rivières trouve normal, et un anglais qu’un client de Pointe-Claire trouve normal aussi. Demandez à l’entendre dans les deux langues, avec une voix naturelle — pas une voix de GPS.
2. Que fait-elle quand elle ne sait pas ?C’est la question qui élimine le plus de candidates. La mauvaise réponse : elle invente. La bonne : elle le dit, et elle prend le message. Elle doit renseigner uniquement à partir de vos informations — vos heures, vos prix, vos services — et s’arrêter là.
3. Peut-on l’essayer avant de signer ?Une démo qu’on appelle soi-même, sans rendez-vous de vente, sans formulaire. Si le fournisseur n’a pas de numéro à vous donner, demandez-vous pourquoi. Le nôtre : 438 813-5867 en français, 438 813-4412 en anglais. Essayez de la piéger, demandez à déplacer un rendez-vous, écoutez s’il y a un « tapez 1 ».
4. Réserve-t-elle dans votre vrai agenda ?Il y a un monde entre « prendre une demande de rendez-vous » et vérifier vos vraies disponibilités, puis réserver, déplacer ou annuler dans votre agenda — Google Agenda, Outlook, ou votre logiciel via son agenda. Dans le premier cas, tout le travail vous revient.
5. Quand transfère-t-elle à un humain, et vers qui ?Les urgences, le client qui le demande, les sujets que vous nommez. Selon vos règles, pas les siennes. Demandez aussi ce qui se passe si personne ne décroche. Une réponse vague ici, c’est un client dans le vide un samedi soir.
6. Que recevez-vous après l’appel ?Un résumé écrit : qui a appelé, pourquoi, ce qui est convenu. Pas un enregistrement de six minutes à écouter dans le camion. Si la réponse est « un tableau de bord », demandez combien de clics il faut pour savoir si un client attend un rappel.
7. Fait-elle quelque chose contre les no-shows ?Confirmation par texto et courriel dès la réservation, rappel la veille, et un client qui peut déplacer son rendez-vous par téléphone à n’importe quelle heure. Sans ça, elle remplit votre agenda de gens qui ne viendront pas. Point bonus si elle rappelle les appels raccrochés.
8. Où sont hébergées les données ?Chaque appel contient un nom, un numéro, parfois un problème de santé. Demandez le pays. « Dans le nuage » n’est pas un pays. Les nôtres sont hébergées au Canada.
9. Est-ce que je garde mon numéro ?La réponse devrait être oui, par une simple redirection d’appels que vous pouvez annuler vous-même en quelques minutes. Si on vous propose un nouveau numéro, vous réimprimez vos cartes et vous dépendez du fournisseur.
10. Quel est l’engagement ?Demandez la durée du contrat et ce qu’il en coûte de partir. Un fournisseur sûr de son produit n’a pas besoin de vous retenir. Chez nous : une implantation payée une fois, un mensuel fixe selon votre volume d’appels, et aucun engagement.
11. Combien de temps avant qu’elle réponde ?Le délai réaliste, c’est quelques jours : le temps de réunir vos heures, vos services, vos règles de transfert, et de connecter votre agenda. Si on vous parle en mois, c’est un projet informatique, pas une réceptionniste.
12. Qui fait la configuration ?Pas vous. Vous fournissez les informations ; le fournisseur configure, teste avec vous, et ajuste après la première semaine à partir des résumés. Si on vous remet un guide de quarante pages et un identifiant, ce n’est pas un service, c’est un devoir.

Trois réponses qui devraient vous faire raccrocher

• « Elle apprend toute seule avec le temps. » Non. Elle doit connaître vos prix le premier jour, parce que vous les lui avez donnés.
• « Vos clients ne remarqueront pas que c’est une IA. » Ce n’est pas un argument, c’est un aveu. Vos clients ont le droit de le savoir s’ils le demandent.
• « Le contrat est de vingt-quatre mois, mais vous allez adorer. » Si c’était vrai, le contrat ne serait pas nécessaire.

Une réceptionniste IA se choisit comme une employée : on la fait parler avant de l’embaucher.

Posez-les-nous

Si vous voulez poser ces douze questions à quelqu’un, la consultation de 30 minutes est gratuite et on répond à toutes — y compris à la dixième, sans détour. On vous dira aussi si votre commerce n’en a pas besoin. Ça arrive, et on préfère le dire tout de suite.

Et avant même de nous appeler, appelez la démo. C’est la question trois, et c’est celle qui compte le plus.